كيف يمكنك امتلاك خطة احترافية فعالة وتنفيذها ؟

كيف يمكنك امتلاك خطة احترافية فعالة وتنفيذها ؟

شركاء بلامكس

 شركاء النجاح والتميز؛ وقادة التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي.

 اليوم ونحن في رحب إطلاق وتدشين الإصدار الثاني من بلامكس؛ الإصدار الأكثر مرونة وفاعلية في إدارة الأهداف والمهام والخطط ومتابعة تنفيذها لكافة أنواع المنظمات والمؤسسات.

قررنا أن نهدي لكم هذا المقال. كيف تجعل خطتك فعالة قابلة للتنفيذ؟

وكما تعلمون أن لدينا في بلامكس عشرات من الخطط التي نشرف عليها ونساعد أصحابها لتكوينها بشكل أكثر احترافية ونقدم لهم الدعم الكافي بناء على طلبهم يومياً بين خطط منظمات تعليمية وخطط شركات وخطط منظمات ربحية وغير ربحية.

وأيضا نتابع أعمالهم ونساعدهم في تحقيق أهدافهم فوجدنا أن كثيراً من الخطط تكتب ولا تنفذ أو تكتب ولكن عند التنفيذ يكون هناك تخبط شديد وتأخر في إتمام وتوزيع المهام.

ولهذا نكتب لكم هذا المقال لنوضّح لكم الأخطاء التي من الممكن أن تحدث أثناء كتابة الخطة أو أثناء التنفيذ و المتابعة.

وسيتكون هذا المقال من

أنواع الخطط.

مكونات الخطة الاستراتيجية والتشغيلية.

كيف تجعل خطتك فعالة.

ــــــــــ

نبدأ بسم الله

أولاً: ما أنواع الخطط ومما تتكون؟

تتكون الخطط من ثلاثة أنواع بشكل عام وهي:

الخطط طويلة المدى (الخطط الاستراتيجية):

وتكون مدة هذه الخطة أكثر من ثلاثة سنوات وتستهدف المستقبل البعيد وممكن أن تمتد إلى 25 عاماً وأكثر وتسمي البعد الاستراتيجي للخطة

الخطط متوسطة المدى (الخطط التكتيكية):

وتمثل المرحلة التي تجمع بين البعد الاستراتيجي للخطة والبعد التنفيذي وتكون متوسط ثلاثة سنوات وفي هذا الجزء من الخطة سيتم وضع التكتيكات والاستراتيجيات العامة لكيفية تحقيق الرؤية والوصول إلى الهدف ويتم تجزئة الأهداف إلى أهداف متوسطة المدى

الخطط قصيرة المدى (الخطط التشغيلية أو التنفيذية)

وتكون هذه الخطة أقل من عام وممكن أن تمتلك المؤسسة أكثر من خطة تنفيذية بعكس الخطة الاستراتيجية تكون واحدة والخطط التكتيكية تكون بعدد الأهداف؛ وأما هنا فكل جانب وقسم من المؤسسة يمتلك خطة ويعمل على تحقيقها وتهتم بالواقع وتحليله وفهمه جيداً ووضع خطوات تنفيذية واضحة مجدولة بزمن.

والخطط التشغيلية خطط منبثقة من الخطة الاستراتيجية والخطط التكتيكية وهدفها هو الوصول إلى تحقيق الرؤية وبلوغ الغاية

ملحوظة هامة أكثر الشركات تعمل من خلال البعد الاستراتيجي والتشغيلي فقط والبعد التكتيكي يكون متضمن بينهم لا يكون له خطة منفصلة

مثال لتوضيح الفرق بين أنواع الخطط الثلاثة

بفرض إننا نضع خطة للمؤسسة ومن الخطة الجانب التسويقي فتكون الأهداف الثلاثة للخطة

البعد الاستراتيجي: نطمح للوصول إلى نسبة 60% من الاستحواذ السوقي خلال عشرة سنوات.

البعد التكتيكي: سنصل إلى نسبة 20 % خلال ثلاث سنوات باستخدام استراتيجيات البيع والتسويق المتعارف عليها.

البعد التشغيلي: في نهاية هذا العام نريد تحقيق 5% من الاستحواذ السوقي في مجالنا.

ثانياً: مكونات الخطة الاستراتيجية والتشغيلية.

قبل أن نشرع في المكونات دعنا نسأل. لماذا تريد من الأساس امتلاك خطة لأعمالك؟

امتلاك خطة هو أمر هام جداً رغم الوقت المبذول في التخطيط ولكن لا يمكنك أن تقول إن هذا وقت مهدر فكل ساعة تخطط بها توفر عليك 4 ساعات تنفيذية.

الخطة تجعلك تري مستقبلك جيدا وتتوقع احتمالاته وتستعد لها لكيلا يظهر لك فجأة منحدر فتقع به ولا تستطيع الخروج منه أو تساق وراء حدث معين ولا تستطيع الرجوع للوراء وعندما تعلم خطأك يكون قد فات الأوان.

الخطة تبلغك مسبقا بما يجب عليك أن تفعل ومتى تتوقف ومتى تكمل الطريق وكيف تعلم إن كنت على الطريق الصحيح أم لا؟ الخطة خريطتك للمستقبل

ومن أهمية الخطة أنها تعرّفك على فريق عملك وطرق توزيع الميزانية فلو علمت أين تريد أن تذهب ستعلم من ستقوم بتوظيفه والمهارات المطلوبة لكل وظيفة ومنصب.

وستعلم كيف توزع ميزانيتك وما هي الأولويات التي تضع فيها أموالك والتوزيع الأمثل لمواردك.

والخطة تتكون من مجموعة من العناصر حتى تكون متكاملة وهي:

البعد الاستراتيجي للخطة:

الرؤية: أين تريد أن تصل مستقبلا؟ ما الصورة التي تريد الوصول إليها؟ قم بشرح هذه النقطة تفصيلا؛ شكل المؤسسة عدد الموظفين نسبة الربح نسبة المبيعات الحصة السوقية وكل تفاصيل المؤسسة ثم قم باختصارها في شكل مبسط يستطيع أي شخص حفظه وفهمه.

الرسالة: وهي أعم من الرؤية وأشمل وأكثر تفصيلاً لأن الرؤية محددة بعد 10 أعوام مثلاً أريد أن أصل إلى ….. أما الرسالة فهي المهمة الباقية ببقاء المؤسسة الغاية العظمى مثل أريد أن أساعد أكبر عدد ممكن من البشر لتحقيق أهدافهم مثل أريد نشر الوعي والايجابية بين الجميع .

الشعار: هي خليط بين الرؤية والرسالة يتكون من 3 كلمات ل 10 كلمات بحد أقصى وهي صيحة تذكير لما نريد أن نحقق ونصل إليه وماذا نفعل وايضا تكون موجهة للعملاء لتوضح قوة المنتج والاسم الخاص بالمؤسسة مثل (القوة بين يديك – سجادة في كل بيت – حاسب محمول لكل فرد)

القيم: كل ما تعتبره المؤسسة ذات قيمة وهي المبادئ والقوانين الحاكمة والسياسات العامة للمؤسسة التي لا يمكن أن نخالفها ومنها القيم الأخلاقية والدينية مثل الصدق \ الأمانة ومنها القيم العملية مثل الجودة \ الاجتهاد ومنها القيم التسويقية مثل رضى العميل \ تقديم خدمة أفضل

 فحدد القيم التي تسعى المؤسسة لإظهارها والحفاظ عليها

الأهداف العامة: في نقاط محددة يتم توضيح النتائج التي تطمح للوصول إليها في نهاية الخطة وتكون أهدافاً مرنة ولكن واضحة تضيء لك الطريق وتوضح لك المسارات المختلفة التي يجب عليك اتخاذها.

وبهذا نكون انتهينا من البعد الاستراتيجي وهدف وجود هذا البعد هو وضع إطار عام للمؤسسة تتحرك من خلاله ويجب أن تكون جميع النقاط مرنة تتحمل التغييرات المتوقعة مستقبلا والغير متوقعة وتستطيع التكيف معها.

البعد التحليلي:

بعد تحديد رؤيتك ومستقبل منظمتك؛ يجب عليك الآن أن تجاوب على السؤال الآتي:

 أين أنت الآن من هذه الرؤية والأهداف؟

ولذا حان وقت التحليل. وفي هذا المستوى نقوم بدراسة وتحليل الواقع دارسة شافية من كافة الجوانب والأقسام الخاصة بالخطة والمؤسسة.

ومن أفضل النماذج في هذه المرحلة:

نموذج تحليل سوات الرباعي:

نقاط القوة: النقاط التي تتميز بها عن المنافسين والنقاط التي تستطيع أن تعينك في تنفيذ الخطة وعادة تكون داخل المنظمة أو المؤسسة.

نقاط الضعف: النقاط التي تقف عائق في طريقك لتحقيق هدفك مثل ضعف الجودة\ ضعف فريق العمل وعادة تكون داخل المنظمة أو المؤسسة أيضاً.

المخاطر: العوائق المتوقع حدوثها مستقبلا وممكن أن تعطل تنفيذ الخطة وتعيق الطريق؛ مثل السياسات الخاصة بالحكومات أو المواد الخام أو موارد التمويل والميزانية؛ وعادة تكون خارج إطار وسلطة المنظمة أو المؤسسة.

الفرص: الوسائل التي من الممكن إن حدثت تجعلك تصل إلى هدفك أسرع مثل فرصة استثمارية أو فرصة شراكة؛ وعادة تكون خارج إطار وسلطة المنظمة أو المؤسسة.

يتم وضع كل نقطة والبحث عن كيفية الاستفادة منها في حالة نقاط القوة وكيفية علاجها في حالة نقاط الضعف وكيف الوقاية في حالة المخاطر وكيفية الاستعداد لانتهاز الفرص

وفي هذه المرحلة أيضا يتم كتابة وتسجيل كافة البيانات النوعية والرقمية الخاصة بمؤسستك الآن لمقارنتها بما ستكون عليه في نهاية الخطة لمعرفة الفجوة بين واقعك ومستقبلك.

البعد التشغيلي:

لديك رؤيتك للمستقبل ومعرفتك بالواقع إذاً حان الوقت للتنفيذ حان لوضع خطة العمل؛ كيف ستصل إلى هدفك؟

تبدأ الخطة التشغيلية بـ

الأهداف التشغيلية أو التنفيذية: وهي أهداف قصيرة المدى سنة أو أقل منبثقة من الأهداف العامة يتم وضع الهدف الذي تريد الوصول إليه في نهاية العام مثلاً أو بعد نصف عام أريد أن أحقق …….

البرامج والإجراءات والمهام: تحويل الهدف إلى مهام تنفيذية عند تنفيذ كل مهمة سنحقق الهدف.

تنفيذ المهام: يتم تحويل المهام إلى جدول زمني محدد وميزانية وتوزيع المهام على المسؤولين وتحديد متطلبات التنفيذ ووضع مؤشر لقياس أداء المهمة ويجب أن تكون المهمة واضحة محددة يمكن قياسها يمكن تنفيذها لها جدول زمني.

بعد ذلك التقييم والمتابعة:

تم وضع البعد الاستراتيجي وتم دراسة وتحليل الواقع ووضع الخطوات التنفيذية أصبح لديك خريطة متكاملة للمستقبل القريب والبعيد والتي ستسعى بها إلى تحقيقه والوصول إليه.

 الآن ما دورك؟

مهامك كمدير تخطيطي هو متابعة تنفيذ الأهداف وتحليل الخطة بصفة مستمرة تحليل وليس تعديل (لا ننصح بكثرة التعديلات إلا لضرورة) ومتابعة التغييرات التي من الممكن أن تجبرك على تغيير مسارك

دورك الآن هو المتابعة والاشراف والتحليل وإعادة التخطيط إذا لزم الأمر ومن أهم النماذج المستخدمة في هذه الجزئية بطاقة الأداء المتوازن.

وبهذا أنت تمتلك خطة استراتيجية تشغيلية تحليلية وتمتلك أدوات لتنفيذها ووسائل لمتابعتها فما الذي يجعل خطتك غير فعالة؟

ثالثاً: اجعل خطتك فعالة:

الدقة والواقعية في التخطيط: لا تضع خطة أكبر من مواردك ومهاراتك ومن فريق عملك ضع خطة مناسبة تستطيع فعلياً تنفيذها واجعل خطتك مرتبطة بالواقع والمعلومات التي تحصل عليها لا تحصل عليها باستخدام التوقع أو ما تراه مناسبا ولكن قم بعمل استبيانات واحصاءات وتابع الاحصاءات المتواجدة والتقارير لتجلب المعلومات بدقة وواقعية.

التركيز وعدم العشوائية: ركز في أولويات معينة واضحة لا تكثر التفاصيل لا تكن عشوائيا ولكن حدد جوانب وأولويات واضحة وركز عليها عند التنفيذ.

المتابعة والتقييم والمساءلة المستمرة: يجب أن يكون هناك اجتماع دوري لمناقشة ما تم في الخطة ومتابعة أي عائق يظهر وعلاجه في بدايته ومتابعة الفرص وانتهازها ولا تترك مهمة كبيرة كانت ولا صغيرة حتى إتمامها فكل مهمة هي جزء من الهدف جزء من الصورة الكلية التي تريد الوصول إليها.

عدم اليأس واستمرار المحاولة: هناك نظرية تسمى الجهود المهدورة وهي تتلخص في أن الأسد ينجح في 25 % فقط من محاولاته في الصيد ويفشل في بقية المحاولات رغم إنه ملك الغابة وأمهرها في الصيد فهناك جهود لابد أن تهدر وأنت تخطط وتنفذ لابد أن تفشل بعض المرات فلا تيأس ولا تستسلم ولا تنشر مشاعر سلبية داخلك وداخل الأخرين ولكن أتمم ما بدأت واعزم وتوكل على الله وستصل إن شاء الله.

استخدم مساعدك الذكي بلامكس للتخطيط الاستراتيجي والتشغيلي:

بلامكس البرنامج الأول عربيا المتخصص في ضمان إدارة احترافية للخطة والأهداف والمهام واستخراج التقارير والتقييم ومتابعة المؤشرات بشكل لحظي المساعد الرقمي للقادة والمديرين ينقل خطتك من البعد التخطيطي للبعد التنفيذي يتميز بالمرونة والدقة والفاعلية والتكامل

ستجد لدينا كل ما تحتاج لتمتلك خطة احترافية وإدارتها ونوفر لك دعم متكامل على المستوي التثقيفي والتقني والفني

بلامكس يضمن لك :

  • إدارة متكاملة لخطتك الاستراتيجية والتشغيلية من كافة الجوانب.
  • إدارة الأهداف والمهام ومتابعة التنفيذ خطوة بخطوة.
  • تحليل ودراسة الواقع عن طريق نموذج سوات والبيانات النوعية والرقمية.
  • إدارة متكاملة لفريق العمل وتنظيم يوم العمل.
  • رسومات احصائية وبيانات لتقييم كل ما يتم في خطتك.
  • مؤشرات واقعية لقياس الأداء KPI.
  • تطبيق للجوال لمتابعة كافة أعمالك حيثما كنت ووقتما شئت.
  • إدارة الاجتماعات وورش العمل والورش الاستراتيجية.
  • حسابات للمستخدمين الفرعيين لتحتوي وتدير فريقك معك.
  • دعم شركاء متكامل على كافة المستويات (تقني – تثقيفي – فني)
  • التكامل والفاعلية والدقة والمرونة وتوفير الوقت والجهد والمال

سجل الآن مجاناً وجرب لمدة 14 يوم.

 اطلع على المميزات والخدمات بنفسك ولا تضيع الفرصة بين يديك.

ستجد كل ما ذكرنا لدينا في البرنامج الخدمي التخطيطي #بلامكس

نسعد بتلقي استفساراتكم وأسئلتكم وبتواصلكم معنا وتابعونا في مدونة بلامكس لمزيد من المقالات عن التخطيط وطرق كتابة الخطط ووضع الأهداف

اترك تعليقاً

Translate »