شرح منهجية سيجما ستة لإدارة وتحسين الجودة

شرح منهجية سيجما ستة لإدارة وتحسين الجودة

إدارة الجودة

ما الذي يجعل العميل يفضّل منتجكَ عن منتجات المنافسين؟

هذا هو السؤال الرئيسي الذي يبحث عنه كل مدير وقائد لمؤسسة.

 الهدف الأول للمؤسسة هو البيع؛ ولكي تحقق هدفك من المبيعات فإن العميل هو المركز الرئيسي الذي يجب أن تهتم به، وتسأل دائما لماذا سيقوم العميل بتفضيل منتجي رغمَ وجود البدائل؟

هل هو السعر؟! السعر فعلاً مهم ولكن الأهم من السعر هو الجودة. جودة ما تقدّم وجودة الخدمة هذا ما يجعل عميلك يختارك دائماً.

 وفي هذا المقال إن شاء الله تعالى سنقوم بشرح الـ  six sigma أو كما تسمي سيجما ستة ودورها الفعّال في إدارة الجودة في مؤسستك.

وسنتطرق هنا لـ :

ماهية سيجما ستة six sigma

المراحل الخمس لسيجما ستة DMAIC

نظام الأحزمة داخل sex sigma

منهجية PDCA لرسم خرائط السيجما ستة

ــــــ

نبدأ بسم الله:

تعريف six sigma

سيجما ستة هو نموذج حديث لتحقيق أعلى جودة، والجودة هي تلبية جميع احتياجات العملاء بأفضل صورة ممكنة وتوفير الخيار الأمثل المناسب له؛ وتمثل أيضاً المميزات التي يتمتع بها المنتَج مقارنة بالمنتجات المنافسة والبدائل الأخرى.

أمّا عن six sigma فقد تم بروزها في الثمانينات من خلال الشركة العالمية موتورولا وهي منهجية عمل متكاملة هدفها تحسين الكفاءة وتتميز بالانضباط الشديد والتركيز على العميل واحتياجاته واعتمادها الرئيسي على الأرقام والبيانات الواقعية وتركز بشكل رئيسي كما ذكرنا على تحسين الفاعلية (تنفيذ المطلوب على أتم وجه) والكفاءة (تنفيذ المطلوب بشكل صحيح يتناسب مع الهدف المطلوب)

وتستخدم أيضاً في قياس الأداء وتقليل العيوب والأخطاء بنسبة 3.4 في المليون، أمّا عن الرمز  sigma فهو رمز في علوم الإحصاء وترمز لـ الانحراف المعياري (مقياس التشتت) والمقصود هو وجود 6 عناصر لتقليل نسبة التشتت وتحسين الإنتاجية والأداء.

وتكمن أهميتها في الحصول على رضا العميل وتقليل التكاليف ورفع القدرة التنافسية ومتابعة الأداء بشكل مستمر وعلاج أي عيب أو ثغرة ممكن يتميز بها المنافس.

المراحل الخمس لـ سيجما ستة DMAIC:

Six sigmaتتكون من خمس مراحل سنقوم بشرحها بالتفصيل وهي مجموعة في كلمة DAMAIC والمراحل الخمس هي:

D DEFINE تعريف:

أول مرحلة من المراحل الخمس لـ سيجما ستة هي تعريف مشروع التحسين أو بمعنى آخر؛ هي تحديد المشكلة للبحث عن طرق لعلاجها ويتم عن هذا عن تكوين فريق بحث لدراسة العملية التي تمت بالتفصيل لاستخراج كافة العمليات التي من الممكن أن تشارك في زيادة الجودة.

M MEASURE قياس:

يقوم فريق البحث بتحديد كل المشاكل والعيوب وقياسها نسبة إلى قدرتها على تحسين الجودة والقدرة على تطويرها وتحديد الأولويات والنقاط الأكثر فاعلية للتركيز عليها.

A ANALYZE تحليل:

يقوم فريق البحث بتحليل كافة البيانات المجمّعة مسبقاً والتحليل الجزئي لكل تفاصيل العملية لمعرفة جذر وأصل المشكلة وعلاجها من أصلها وليس العلاج الظاهري والبحث عن الخيارات الأخرى.

I IMPROVE تحسين:

يقوم فريق البحث باقتراح طرق التحسين وتطوير الخدمة أو المنتج المقدم لزيادة الفاعلية والإنتاجية وتقوم الإدارة بالعمل على هذه التحسينات وتحويلها لعمليات ومهام تنفيذية.

C CONTROL تحكم ورقابة:

التأكد من تنفيذ المهام والرقابة عليها والتحكم في أصل المشكلة بوضع سياسات ووسائل تضمن عدم تكرارها مرة أخرى وعلاجها بشكل نهائي.

مثال: نعمل في مجال تصنيع أجهزة الجوال ولديك مشكلة في سنة من السنوات وهي انخفاض البيع بنسبة كبيرة دون معرفة السبب فكيف تستخدم سيجما 6 لعلاج هذه المشكلة؟

الخطوة الأولى: يبدأ أولاً فريق البحث بتعريف المشكلة وتوقّع الأسباب التي ممكن أن تكون أدت إلى ظهورها

المشكلة هي انخفاض المبيعات بنسبة كبيرة بدون ظهور سبب محدد!!

وربما تكون الأسباب سوء جودة المنتج – وجود عيب خفي – وجود منتج منافس – تسعير المنتج – مشكلة خارجية مثل التضخم أو الأزمات الاقتصادية – مشكلة تسويقية في كيفية عرض المنتج- خطأ في خدمات الدعم والمتابعة ما بعد الشراء.

الخطوة الثانية: قياس الاقتراحات وفيها يقوم فريق البحث بتقسيم مشاريع التحسين والبحث وراء كل مشروع للتأكد من صحته ونسبة تأثيره على المنتج وعلى المبيعات.

الخطوة الثالثة: تحليل كل البيانات التي تم جمعها في الخطوة الأولى والثانية ومعرفة المشكلة الفعلية أو المشاكل وتحديدها وسبب وقوع هذا العيب وظهور هذه المشكلة.

الخطوة الرابعة: وضع برامج التحسين والأفكار والاقتراحات لتحسين وعلاج هذه العيوب بأسرع وقت ممكن ويتم هذا عن طريق جمع فريق العمل لمشاركتهم الاقتراحات والأفكار.

الخطوة الخامسة: الرقابة على تنفيذ المهام لتحسين أداء المنتج ورفع المبيعات مرة أخرى ووضع برامج وقائية مستقبلية للتأكد من عدم تكرار هذا العيب مرة أخرى.

وهذا ما يسمى بالتخطيط باستخدام سيجما 6

نظام الأحزمة داخل sex sigma

تقسم منهجية سيجما 6 الخبرات إلى 5 خبرات متنوعة وترمز إليها بألوان وأحزمة وهي على الترتيب حسب الأقل خبرةً للأكثر خبرة:

الحزام الأبيض:

وهنا يرمز إلى الشخص الذي يتدرب أو يعلم أساسيات السيجما ستة ويعلم أساسيات قياس الجودة وأساسيات تحسين الفاعلية والإنتاجية ويمكننا أن نختصر خبرة الشخص في هذا المستوى بأنه يعرف ماهية السيجما ستة وكيفية استخدامها وأهميتها.

الحزام الأصفر:

وهنا يقوم المتدرب بمعرفة المراحل الخمس لمنهجية السيجما 6 التي تم شرحها مسبقاً ولكن بصورة مبسطة وسهلة التنفيذ بدون التعمّق والتنظير ويتم دراسة المفاهيم التي تعتمد عليها السيجما ستة مثل مفهوم التشتت – مفهوم تحليل وفهم سلوكيات واحتياجات العميل – كيفية وضع المهام وتنفيذها ورسم الخطط ومؤشرات القياس.

الحزام الأخضر:

وهنا يتم التدريب بشكل أكثر تعمقاً وانفتاحاً يتناسب مع الشركات الكبيرة والمؤسسات الضخمة ويتم هنا دراسة المراحل الخمس ولكن بتعمّق شديد، فيتم تقسيم كل مرحلة إلى مراحل ووضع مؤشرات لقياس الأداء واستخدام نماذج التحليل مثل تحليل سوات واستخدام التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي ونماذجه وفهم النظريات والبرامج والنماذج المستخدمة في إدارة الجودة وتحسينها وسيقوم بدراسة أساسيات الإحصاء ودراسة الجدوى والتفاوض وكافة المهارات اللازمة ليستطيع تحسين الجودة.

صاحب الحزام الأخضر شخص رئيسي في فريق تحسين الجودة والفاعلية.

الحزام الأسود:

يقوم صاحب الحزام الأسود بالتدريب على كافة العناصر التي يتدرب عليها صاحب الحزام الأخضر ولكن ما يميزه هو قدرته وتفرغه التام على قيادة الفرق الخاصة بالتحسين والتطوير حسب منهجية سيجما ستة ويمتلك كثيراً من الخيارات ويكون ملم بكافة النظريات والنماذج الحديثة في السوق وتجريبها لاختيار الأمثل منها.

الحزام الأسود الرئيسي:

صاحب الحزام الأسود الرئيسي يكون قد طوّر نفسه ومهارته حتى وصل إلى مهارة التدريب والتعليم وهو صاحب الخبرات في المشاريع الكبرى ويتم الاستعانة به لمراجعة المنهجيات وتقييمها وتدريب الأفراد على منهجية السيجما 6 ومراجعة أعمالهم وتقييمهم وتقديم النصح الدائم لتحسين المنهجية وتحسين التنفيذ.

منهجية PDCA لرسم خرائط السيجما ستة:

كما يتم التوضيح أن six sigma هي خريطة تعمل على تحسين المستقبل للخروج بأفضل نتائج ممكنة مستقبلاً وتحسين الخدمة بشكل دائم ولهذا ينصح باستخدام هذا النموذج مع سيجما ستة لبناء المستقبل ويتكون النموذج من أربع خطوات:

P PLAN – D DO – C CHECK – A ACT

التخطيط – التنفيذ – التحقق – العمل

التخطيط: من أهم الأمور والركائز الإدارية في التخطيط الاستراتيجي للمؤسسات وهو التخطيط طويل المدى لتحسين المستقبل ككل وتحقيق الأهداف وتمر هذه العملية بكثير من العناصر التي تم شرحها في مدونة بلامكس مثل مرحلة تحديد الرؤية والشعار والقيم ثم تحليل الواقع ودراسته جيداَ ثم وضع الأهداف العامة والتفصيلية وتحديد المهام والبرامج ومؤشرات قياس الأداء وطبعا هنا يجب أن نذكر البرنامج والنظام الرقمي الذكي في إدارة الخطط والشركات بلامكس ويمكنك التسجيل والتجربة لمدة 14 يوم مجاناً وتأكد أنك لن تعود للتخطيط الورقي بعد انتقالك بمؤسستك للتخطيط الرقمي الحديث.

التنفيذ: وهنا يتم تنفيذ ما كتب من مهام وإجراءات وضع جدول زمني وميزانية ومتطلبات وفرق التنفيذ وقياس التنفيذ أو ما يسمى بالتخطيط التشغيلي للمؤسسات وأيضا في بلامكس لدينا قسم كامل لوضع المهام بطرق وأسس علمية ومتابعة تنفيذها بأقوى طريقة ممكنة.

التحقق: بعد كتابة الخطة الاستراتيجية والخطة التشغيلية والبدء في تنفيذهم يتم التوقف كل مرحلة قبل الانتقال للمرحلة الجديدة والتأكد هل مازالت المؤسسة على الطريق الصحيح أم لا ويتم هذا باستخدام مؤشرات قياس الأداء ويتم تحديد هل الخطة والمنهجية تحتاج إلى تعديل معين أم لا.

 العمل: يتم اتخاذ القرارات لتنفيذ التعديلات التي وضعت وتعديل مسار الخطة للمسارات الجديدة ومتابعة تنفيذها.

ويمكننا أن نقول إن النظام الذكي بلامكس هو النظام الأمثل لتطبيق هذه الاستراتيجية يتكون بلامكس من مجموعة من الأبعاد التي تغطي الخطة بأكملها:

البعد التنظيمي للخطة: ويتم هنا تنظيم فريق العمل وبيانات المؤسسة والاجتماعات والمجموعات وتنظيم كافة الأعمال التنظيمية داخل المؤسسة.

 البعد الاستراتيجي: يتم هنا تحديد الرؤية والرسالة والشعار والأهداف وتحليل الواقع باستخدام نموذج سوات الرباعي وتحديد القيم.

البعد التشغيلي: يتم وضع المهام والمؤشرات لتنفيذ المهام ويتم رفع الشواهد وتسجيل الأحداث والمناسبات العامة.

البعد المالي: من خلال هذا البعد يتم تسجيل الحسابات المالية والميزانيات وحسابات التكلفة وكافة التفاصيل الخاصة بالبعد المالي للمؤسسة.

 بعد التقارير والمتابعة: من هنا يمكن استخراج كافة التقارير اللازمة للتأكد من أنّك على المسار الصحيح ولمتابعة كل ما يجرى في مؤسستك ومعرفتك ما تم إنجازه من الخطة وما لم يتم في هذا القسم ستجد ستوفر مجهود أسابيع من العمل الشاق لفريق عمل متكامل في التخطيط في ضغطة زر واحدة.

وكما ذكرنا التسجيل والتجربة مجاناً حان الوقت لتتحول لعصر التخطيط الرقمي و معنا رؤيتك واقع يتحقق.

للتسجيل والتجربة 14 يوم مجاناً من خلال هذا الرابط مباشرة:

https://plamx.net/pricing

وبهذا نكون وصلنا لنهاية المقال وننتظر كافة استفساراتكم بخصوص سيجما ست أو التخطيط الاستراتيجي أو بلامكس

اترك تعليقاً

Translate »